- Cînd gestionăm riscurile?
1. Ce este controlul?
Răspuns:
Acţiunea de control se percepe diferit de către grupul latin şi grupul anglo-saxon. Noţiunea de „control” îşi are originea în Franţa şi a apărut cu cîteva secole în urmă, şi prezintă:
Lege Execuţie Control Sancţiune
Mai tîrziu, conceptul de control a fost preluat de către Marea Britanie, astfel schimbîndu-şi totalmente sensul. În concepţia anglo-saxonă, controlul reprezintă procesul de supraveghere a unei activităţi, ţinînd cont de atingerea obiectivelor unei entităţi.
Controlul este una dintre funcţiile manageriale ca planificare, organizare, de personal şi conducere. Este o funcţie importantă, deoarece ajută la depistarea erorilor şi la întreprinderea acţiunilor corective în vederea ca deviaţia de la standarde să fie minimă şi ca obiectivele stabilite ale entităţii să fie atinse în modul dorit.
După Henry Fayol,
Controlul constă în urmărirea că totul este executat conform planului care a fost elaborat, ordinelor care au fost date spre execuţie, şi principiilor care au fost scrise. Ţelul lui este de a releva greşelile şi erorile pentru ca acestea să poată fi rectificate şi de a preveni repetarea lor.
După Harold Koontz,
Controlul este măsurarea şi corectarea performanţei pentru a fi sigur că obiectivele entităţii şi planurile puse la cale pentru atingerea lor sunt realizate.
După Stafford Beer,
Managementul este profesia de a controla.
Caracteristicile controlului:
controlul este un proces continuu;
controlul este un proces de management;
controlul este introdus la fiecare nivel ierarhic;
controlul priveşte înainte;
controlul este strîns legat de planificare;
controlul este un instrument pentru atingerea scopurilor/obiectivelor..
sus
2. Ce este controlul intern?
Răspuns:
Controlul intern este un sistem organizat de managerul entităţii şi personalul acesteia în scopul asigurării bunei guvernări, care cuprinde totalitatea politicilor, procedurilor, regulilor interne, proceselor şi activităţilor realizate în cadrul entităţii pentru a gestiona riscurile şi a oferi o asigurare rezonabilă privind atingerea obiectivelor şi rezultatelor planificate.
După INTOSAI,
Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabilă că obiectivele managementului sunt îndeplinite.
După Comitetul Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) – COSO,
Controlul intern este un proces implementat de managementul entităţii publice, care intentionează să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor, grupate în următoarele categorii: eficacitatea şi eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiilor financiare; respectarea legilor şi regulamentelor.
După Institutul Canadian al Contabililor Autorizaţi (Criteria of Control) – CoCo,
Controlul intern este ansamblul elementelor unei organizaţii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura şi sarcinile) care, în mod colectiv, îi ajută pe oameni să realizeze obiectivele entităţii publice, grupate în trei categorii: eficacitatea şi eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiei interne şi externe; respectarea legilor, regulamentelor şi politicilor interne.
sus
3. Ce este managementul financiar si controlul?
Răspuns:
Managementul financiar şi controlul este un sistem implementat şi realizat de către persoanele responsabile de guvernare, administrare şi alt personal în conformitate cu cadrul normativ şi regulamentele aplicabile pentru a oferi o asigurare rezonabilă, precum că la realizarea obiectivelor entităţii fondurile publice sînt utilizate în mod legal, etic, transparent, economic, eficient şi eficace.
Mai simplu, managementul financiar şi controlul este ceea ce o subdiviziune, entitate face pentru a vedea că lucrurile care doreşte să se întîmple se vor întîmpla … şi că faptele care nu doreşte să se întîmple nu se vor întîmpla.
sus
4. Care este semnificaţia răspunderii?
Răspuns:
Faptul de a răspunde; obligaţia de a răspunde de îndeplinirea unei acţiuni, sarcini, etc.
Răspunderea este definită ca „A răspunde în faţa lui B cînd A este obligat să-l informeze pe B despre acţiunile şi deciziile lui, să le justifice, şi să fie pedepsit în cazul unei eventuale proaste guvernări”.
sus
5. Este vreo diferenţă între responsabilitate şi răspundere?
Răspuns:
Responsabilitate: Obligaţia de a efectua un lucru: „Eu trebuie să fac acest lucru!!!”
Răspundere: A-şi lua răspunderea pentru faptele sale: „Eu o să plătesc, în cazul în care n-o să fac acest lucru corect!!!”
sus
6. Ce este economicitatea, eficienţa şi eficacitatea?
Răspuns:
Economicitate: minimizare a costului resurselor folosite pentru produsele planificate, cu menţinerea calităţii necesare a acestora. Economicitatea răspunde la întrebarea: Putem noi face acest lucru mai ieftin, dar menţinînd parametrii de calitate?
Formula măsurării economicităţii poate fi exprimată prin următoarea relaţie:
, unde
Ec – economicitatea, Mr – resurse consumate efectiv, Rr – rezultatul obtinut efectiv, Mp – resurse programate pentru consum, Rp – rezultatul programat.
Situaţia este favorabila atunci cînd rezultatul raportului este subunitar (<1).
Eficienţă: raportul dintre bunurile sau serviciile produse sau prestate şi resursele utilizate; reprezintă o maximizare a rezultatului cu un volum respectiv de resurse utilizate sau minimizare a resurselor pentru obţinerea rezultatelor planificate, ţinînd cont de asigurarea calităţii preconizate a rezultatelor. Eficienţa reprezintă faptul de a face lucrurile într-un mod corect. Eficienţa răspunde la întrebarea: Cît de bine tu poţi îndeplini o sarcină? Cu cîte resurse?
Formula măsurării eficienţei poate fi exprimată prin următoarea relaţie:
, unde
R – ieşirile, M – intrările.
Activitatea poate fi apreciată favorabil, dacă rezultatul raportului este mai mic decît cel programat sau scade în dinamică.
Aici este nevoie de un punct de referinţă pentru o apreciere cît mai concludentă a eficienţei, ca de exemplu, comparaţia raportului dintre efect şi efort cu cel realizat de alte entităţi cu activitate similară.
Eficacitate: grad de atingere a obiectivelor planificate, exprimat prin raportul dintre impactul efectiv şi cel planificat, capacitatea de a produce efectul dorit. Eficacitatea constituie faptul de a face lucrurile corecte / necesare / aşteptate. Eficacitatea răspunde la întrebarea: Cît de util este acest lucru? Este oare ceea ce noi ne-am dorit?
De exemplu, o entitate a întîmpinat dificultăţi în activitatea sa şi a hotărît să instruiască personalul în domeniul unei noi tehnologii. Pe de o parte, instruirea într-adevăr a mers bine: au fost instruiţi toţi angajaţii în termeni record, iar testele au demonstrat că aceştia au absorbit cursul de instruire foarte bine. Dar, pe de altă parte, productivitatea nu a crescut. În acest caz, strategia companiei a fost eficientă, dar nu eficace.
Formula măsurării eficacităţii poate fi exprimată prin următoarea relaţie:
, unde
Rr - rezultatele obţinute, Rp – rezultatele programate.
Situaţia este favorabilă atunci cînd rezultatul raportului este subunitar (>1).
sus
7. Ce este frauda?
Raspuns:
În general, este definită ca fiind un act intenţionat să inducă în eroare sau să înşele, de obicei, în scopul cauzării unui detriment altuia şi / sau unor beneficii pentru sine sau pentru alţii.
Conform dreptului comun, trei elemente sunt necesare pentru a dovedi frauda: (1) un declaraţie materială falsă, făcută cu intenţia de a induce în eroare, (2) dependenţa unei victime de această declaraţie şi (3) daune.
sus
8. Există vreo diferenţă dintre obiectivele şi scopurile entităţii?
Răspuns:
Cuvintele „Scop” şi „Obiectiv” sunt adeseori confundate. Ambele descriu nişte lucruri, pe care o persoană doreşte să le realizeze.
Obiectivele constituie nişte activităţi măsurabile, menite să atingă un scop, pe cînd scopurile nu pot fi măsurabile şi reprezintă mai mult misiunea, viziunea entităţii. Scopul entităţii răspunde la întrebarea “Ce va fi realizat (şi nu: Cum va fi realizat.)”.
Există posibilitatea de a avea mai multe obiective pentru atingerea unui singur scop. Scopul reprezintă ceva mai general, decît obiectivul, adică, scopul constituie o intenţie mai vastă, care nu este destul de specifică pentru a fi măsurată. Obiectivele au un caracter mai îngust şi sunt stabilite pentru o oarecare sarcină.
sus
9. Care sunt obiectivele Managementului financiar şi controlului?
Răspuns:
Managerul entităţii organizează sistemul de Management financiar şi control cu scopul obţinerii unei asigurări rezonabile, precum că obiectivele entităţii vor fi atinse prin:
eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor;
conformitatea cu legislaţia şi regulamentele aplicabile;
siguranţa şi optimizarea activelor şi pasivelor;
siguranţa şi integritatea informaţiei.
Prima categorie se referă la obiectivele de bază ale unei entităţi, inclusiv obiectivele de performanţă.
Cea de-a doua categorie se referă la respectarea actelor legislative şi normative, ce reglementează activitatea entităţii publice.
Cea de-a treia categorie se referă la protejarea resurselor împotriva pierderii, întrebuinţării greşite şi a prejudiciilor, datorită irosirii, abuzării, administrării inadecvate, erorilor, fraudelor şi iregularităţilor.
Cea de-a patra categorie se referă la întocmirea unor informaţii financiare şi operaţionale veridice.
Aceste categorii distincte, dar care coincid parţial, abordează necesităţi diferite şi permit axarea direcţionată pentru satisfacerea diferitor cerinţe
sus
10. Care este valoarea adăugată a managementului financiar şi controlului?
Răspuns:
Managementul financiar şi controlul constituie cheia conştientizării şi fortificării răspunderii asupra utilizării resurselor naţiunii noastre şi modului de guvernare eficientă a acestora. Managementul financiar şi controlul:
ajută entitatea să-şi stabilească şi să-şi atingă obiectivele;
ajută la identificarea, evaluarea şi reacţionarea la riscuri;
ajută la analiza eficienţei, organizarea şi proiectarea proceselor / sistemelor de bază în scopul atingerii obiectivelor;
contribuie la gestionarea eficientă a patrimoniului entităţii publice, etc.
sus
11. Un management financiar şi control „puternic” garantează succesul?
Răspuns:
Nu. Datorită limitărilor inerente ale sistemului de management financiar şi control, acesta oferă o asigurare rezonabilă că entitatea îşi va atinge obiectivele stabilite şi va avea succes. Rupturile pot apărea datorită unor simple erori, greşeli, judecăţi greşite sau din cauza unor înţelegeri secrete a două sau trei persoane.
sus
12. Care acţiuni trebuie să fie executate de către un conducător în vederea implementării sistemului de management financiar şi control în entitatea pe care o conduce?
Întru implementarea sistemului de management financiar şi control în cadrul entităţii publice, este necesar:
a) de a emite un ordin respectiv;
b) de a institui un grup de lucru pentru implementarea sistemului de management financiar şi control;
c) de a aproba un plan de acţiuni pentru implementarea sistemului de management financiar şi control, care să cuprindă acţiuni referitoare la;
- stabilirea misiunii şi obiectivelor strategice;
- identificarea proceselor de bază;
- stabilirea obiectivelor pentru procesele de bază;
- descrierea proceselor de bază, elaborarea pistelor de audit;
- identificarea şi analiza eficienţei procedurilor de control intern existente la nivelul fiecărui proces de bază identificat;
- stabilirea procedurilor de control intern necesare la nivelul fiecărui proces de bază identificat;
- elaborarea şi aprobarea unui Plan de acţiuni pentru:
I. implementarea procedurilor de control necesare;
II. eliminarea procedurilor de control intern inutile;
- elaborarea unei Strategii de management al riscurilor:
I. identificarea, evaluarea, luarea de atitudine faţă de riscuri;
II. elaborarea registrului riscurilor, precum şi monitorizarea acestuia.
d) de a monitoriza Planul de acţiuni şi controlul executării prevederilor prezentei dispoziţii mi le asum personal.
sus
13. Cine sunt actorii implicaţi în sistemul de management financiar şi control?
Răspuns:
În timp ce tot personalul unei entităţi este parte integrală a sistemului de management financiar şi control, unele părţi merită să fie menţionate în mod special. Acestea includ conducerea de vîrf, managerii, auditorii interni şi auditorii externi.
Responsabilitatea primară pentru instituirea şi menţinerea sistemului de management financiar şi control rămîne pe seama conducerii entităţii. Avînd în vedere majorarea semnificaţiei aferente mediului de control, focusarea managementului financiar şi controlului s-a schimbat de la politici şi proceduri spre o filosofie şi un stil de operare triumfătoare în entitate. Aceste aspecte subliniază importanţa implicării conducerii de vîrf în sistemul de management financiar şi control. Dacă managementul financiar şi controlul nu este o prioritate pentru conducere, atunci acesta, cu atît mai mult, nu va fi o prioritate pentru personal.
Sistemul de management financiar şi control trebuie să fie evaluat pentru a oferi conducerii asigurări cu privire la eficacitatea acestuia. Evaluarea sistemului de management financiar şi control implică tot ceea ce face conducerea pentru a controla atingerea obiectivelor entităţii. Managementul financiar şi controlul va fi considerat ca eficace dacă componentele acestuia sunt prezente şi funcţionează eficace. Conducerea de vîrf este responsabilă de a asigura faptul că, sistemul de management financiar şi control din entitate este adecvat. Această responsabilitate include determinarea nivelului la care activităţile de control sunt evaluate. Auditorii interni ai entităţii, cît şi auditorii externi, sunt două părţi implicate în evaluarea sistemului de management financiar şi control.
În mod tipic, responsabilităţile auditorilor interni includ asigurarea adecvaţiei sistemului de management financiar şi control, veridicităţii datelor şi utilizării eficiente a resurselor entităţii. Auditorii interni identifică punctele slabe ale managementului financiar şi controlului şi oferă recomandări pentru a îmbunătăţi şi consolida eficacitatea acestuia. Auditorii interni sunt preocupaţi de sistemul de management financiar şi control la nivelul întregii entităţi.
Managementul financiar şi controlul este evaluat, de asemenea, de către auditorii externi. Auditorii externi apreciază eficacitatea acestuia prin auditarea rapoartelor financiare ale unei entităţi. Spre deosebire de auditorii interni, auditorii externi pun accentul pe procedurile de control interne aferente sistemului financiar.
sus
14. Ce măsuri trebuie să fie luate de către manager în vederea facilitării înţelegerii de către angajaţi a necesităţii sistemului de management financiar şi control?
Răspuns:
Anume managerul entităţii este persoana care oferă tonul de vîrf în entitate şi a cărei atitudine faţă de necesitatea instituirii sistemului de management financiar şi control devine un exemplu şi este preluată de fiecare angajat în entitate.
sus
15. Ce semnifică procedura, procesul şi sistemul? Există diferenţă între acestea?
Răspuns:
„Procedura” reprezintă o totalitate a paşilor ce trebuie urmaţi, metodelor de lucru stabilite şi regulilor necesare de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii. În practică, procedurile sunt de o mare diversitate şi sunt reglementate prin acte normative (cod, lege, hotărîre , standard, normă metodologică, regulament, cartă, , , instrucţiune, circulară, , , etc.). Diferite specificaţii, înscrieri nu pot fi considerate drept proceduri, deoarece acestea nu ne indică direcţia în care o sarcină trebuie să fie realizată. Un set de instrucţiuni reprezintă o procedură, deoarece ne arată clar algoritmul de realizare a unei sarcini.
De exemplu:
algoritmi aferenţi limbajelor de programare;
reguli utilizate în procesul de administraţie a justiţiei;
paşii parcurşi la executarea unui ordin de plată;
registre, regulamente, norme aferente activităţii unei entităţi, etc.
„Procesul” reprezintă o succesiune logic structurată de activităţi şi control, care utilizează anumite resurse, adăugîndu-le valoare, oferă un produs şi sunt organizate de către conducere în scopul atingerii unor obiective definite. Procedura reprezintă o formalitate a procesului. Un proces documentat reprezintă o procedură.
Mai multe procese adunate la un loc formează un „sistem”.
De exemplu, într-o autoritate publică locală sistemul educaţional ar putea fi divizat în următoarele procese: elaborarea politicilor şcolare, construirea şcolilor, întreţinerea şcolilor, supravegherea şcolilor secundare, reglementarea învăţămîntului preşcolar, dotarea şi reglementarea activităţii grădiniţelor, etc.
Procedura | Proces |
Procedurile se execută pe masura completării sarcinilor. Procedura indică modul şi pasii în care trebuie efectuată o sarcină | Procesele se execută pe masura atingerii rezultatului dorit |
Procedurile se implementează | Cu procesele se operează |
Etapele unei proceduri sunt completate de către oameni diferiţi în diferite subdiviziuni avînd obiective diferite | Etapele unui proces sunt completate de către oameni diferiţi care au aceleaşi obiective; subdiviziunile nu contează |
Procedurile nu sunt neapărat continue | Fluxul proceselor aduce la o concluzie |
Procedurile se concentrează asupra îndeplinirii unor norme, reguli | Procesele se axează pe satisfacerea clientului |
Procedurile reprezintă un set de paşi algoritmici pentru a executa o sarcină | Procesul converteşte intrările (input-uri) în ieşiri (output-uri) prin intermediul utilizării resurselor |
Procedurile sunt executate de către oameni | Procesele nu sunt neapărat executate de către oameni |
Existenţa procedurilor este statică | Comportamentul proceselor este dinamic |
Procedurile determină oamenii să ia decizii şi să întreprindă acţiuni | Procesul duce la înfăptuirea unui lucru |
sus
16. Cînd managementul financiar şi controlul este excesiv sau inutil?
Răspuns:
Managementul financiar şi controlul devine excesiv atunci cînd sunt aplicate şi executate mai multe activităţi de control valabile pentru una şi aceeaşi acţiune (procedurile se suprapun) în situaţia cînd doar o activitate de control sau procedură este suficientă pentru asigurarea faptului că controlul funcţionează eficient.
Managementul financiar şi controlul este inutil atunci cînd există activităţi de control sau proceduri acolo, unde ele nu sunt necesare. Există o asigurare certă că totul decurge conform regulilor şi procedurilor, dar totuşi sunt aplicate controale.
Activităţile de control excesive sau inutile trebuie să fie modificate sau excluse. Mai mult ca atît, raportul dintre costul riscului şi costul controlului, care are menirea să minimizeze acel risc, trebuie să fie mai mic decît o unitate.
sus
17. De ce ar trebui să implementez managementul riscurilor?
Răspuns:
Deoarece managementul riscurilor rezultă în:
mai puţine şocuri / surprize costisitoare şi rezultate neacceptabile;
mai puţin timp pierdut cu „stingerea incendiului”;
mai puţine întreruperi, erori, neregularităţi în activitate / operaţiuni / procese.
sus
18. Cînd gestionăm riscurile?
Răspuns:
Managerii deja gestionează riscurile în operaţiunile lor, de obicei, într-o manieră informală.Entitatea trebuie să implementeze un sistem de management al riscurilor care să fie integrat în toate activităţile existente ale unui manager (procese, politici, proceduri).
Acest sistem efectiv de management al riscurilor trebuie să fie aplicat la toate nivelurile entităţii şi în toate domeniile:
sus
19. Cum de identificat nivelul acceptabil de expunere la risc a unei intităţi publice?
Răspuns:
În fiecare entitate trebuie să existe un sistem funcţional care ia măsurile necesare în vederea gestionării riscurilor pînă la un nivel considerat acceptabil. Acest nivel este numit „apetitul pentru risc” sau „toleranţa la risc”.
Pentru a identifica apetitul la risc al entităţii publice şi pentru a determina nivelul acceptabil al riscurilor, trebuie să răspundem la următoarele întrebări:
Unde ar trebui alocate timpul şi resursele noastre limitate cu scopul de a minimiza expunerea la risc? De ce?
Care nivel de expunere la risc necesită o acţiune imediată? De ce?
Ce nivel de risc necesită elaborarea unei strategii de reducere a potenţialului impact?
Ce evenimente au avut loc în trecut şi la ce nivel au fost ele gestionate? De ce?
Fiecare întrebare se încheie cu îmbinarea de cuvinte “De ce?”, deoarece orice entitate publică trebuie să fie aptă să determine şi să exprime calitativ şi cantitativ apetitul la risc şi, ulterior, să argumenteze această decizie.
sus
20. Cine poate să îndeplinească supravegherea şi monitorizarea managementului financiar şi controlului?
Răspuns:
Managerii de orice nivel din cadrul entităţii pot şi trebuie să supravegheze şi să monitorizeze sistemul de management financiar şi control.
sus
21. Cine din entitatea publică trebuie să evalueze periodic eficacitatea sistemului de management financiar şi control (cu excepţia auditorilor interni)?
Răspuns:
Managerii de orice nivel din cadrul entităţii.
sus
22. Ce reprezintă autoevaluarea sistemului de management financiar şi control?
Raspuns:
Este un chestionar care încurajează atît managementul, cît şi personalul entităţii să evalueze riscurile şi activităţile de control (controalele interne) pentru procesele de bază în care ei activează. În acesta se documentează activităţile de control instituite şi poate servi ca un instrument pentru a identifica punctele slabe şi a face îmbunătăţiri. Autoevaluarea tinde să fortifice conştientizarea managementului financiar şi controlului cu concomitenta menţionare a responsabilităţii managementului şi personalului pentru implementarea, dezvoltarea şi monitorizarea sistemului eficient de management financiar şi control.
sus
